Datenschutzhinweise für Bewerbende

Wer verantwortlich ist

Verantwortlich für die Bearbeitung Ihrer Daten im Bewerbungsverfahren ist:

Demo AG
Musterstrasse 12
8005 Zürich

Demo AG entscheidet über Ihre Bewerbung und legt fest, wer sie zu sehen bekommt.

Wer die Software betreibt

Bewerbungen, Talent-Pool und Jobalarm laufen über die Software hr-onboarding.ch. Sie wird betrieben von Eren Solutions (Einzelunternehmen), Muttenzerstrasse 91, 4133 Pratteln. Eren Solutions ist Auftragsbearbeiterin nach Art. 9 DSG: Sie bearbeitet Ihre Daten ausschliesslich im Auftrag und nach Weisung von Demo AG, nicht für eigene Zwecke, nicht für Werbung, und verkauft keine Daten.

Welche Daten bearbeitet werden

• Bewerbung: Name, E-Mail-Adresse und Lebenslauf. Freiwillig: Anrede, Telefon, Motivation, Geburtsdatum, Adresse, aktuelle Funktion und Arbeitgeber, LinkedIn oder Website, Zeugnisse, Diplome, Weiterbildungen, Foto, Antworten auf Zusatzfragen der Stelle und wie Sie von der Stelle erfahren haben.
• Verfahren: Stand der Bewerbung, Termine, Bewertungen und Notizen der beteiligten Personen bei Demo AG sowie der E-Mail-Verkehr zur Bewerbung.
• Talent-Pool: zusätzlich Ihre Wünsche zu Pensum, Arbeitsform, Funktion und Sprachen — nur, wenn Sie in den Pool einwilligen.
• Jobalarm: nur die E-Mail-Adresse mit dem Zeitpunkt von Anmeldung, Bestätigung und Abmeldung.

Das Formular fragt nicht nach besonders schützenswerten Personendaten wie Gesundheit, Religion oder Strafverfahren; es gibt dafür kein Feld.

Wozu

• Um Ihre Bewerbung zu prüfen, mit Ihnen in Kontakt zu treten und über die Anstellung zu entscheiden.
• Im Talent-Pool: um Sie bei späteren passenden Stellen zu berücksichtigen.
• Beim Jobalarm: um Sie über neu ausgeschriebene Stellen von Demo AG zu benachrichtigen.

Die Software zeigt dem Team an, wie gut die Angaben in den Unterlagen zu den Anforderungen der Stelle passen. Diese Anzeige entsteht regelbasiert auf dem Server in der Schweiz, ohne Sprachmodell und ohne externen Dienst. Sie ist eine Sortierhilfe: Über Ihre Bewerbung entscheiden Menschen bei Demo AG; eine automatisierte Einzelentscheidung nach Art. 21 DSG findet nicht statt.

Rechtsgrundlage

Massgebend ist das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Die Bearbeitung im Bewerbungsverfahren steht in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Abschluss eines Arbeitsvertrags (Art. 31 Abs. 2 lit. a DSG). Demo AG bearbeitet dabei nur Daten, die Ihre Eignung für die Stelle betreffen (Art. 328b OR). Talent-Pool und Jobalarm beruhen auf Ihrer Einwilligung; Sie können sie jederzeit widerrufen.

Wer die Daten sieht

Ihre Bewerbung sehen die Personen bei Demo AG, die am Verfahren beteiligt sind — etwa die Personalabteilung und die zuständige Leitung. Technisch beteiligt sind die Betreiberin der Software (oben) und deren Unterauftragsbearbeiterin Infomaniak Network SA in der Schweiz (Hosting, verschlüsselte Sicherungen, E-Mail-Versand). An andere Dritte gehen die Daten nicht, es sei denn, ein Gesetz verpflichtet dazu.

Wo und wie gespeichert wird

• Gespeichert, gesichert und bearbeitet wird ausschliesslich in der Schweiz. Ins Ausland gehen Ihre Bewerbungsdaten nicht.
• Die Übertragung ist verschlüsselt. Datenbanken und hochgeladene Unterlagen liegen mit AES-256 verschlüsselt auf dem Datenträger, die Sicherungen zusätzlich mit einem Schlüssel, der nicht auf dem Server liegt. Hochgeladene Dateien werden auf Schadsoftware geprüft.
• Auf den Seiten für Bewerbende läuft keine Reichweitenmessung, und es werden keine Werbe- oder Tracking-Cookies gesetzt. Demo AG sieht nur, wie oft Seiten aufgerufen werden — als Tageszahlen ohne Bezug zu einer Person. «Merken» von Stellen speichert nur Ihr Browser.
• Der Spam-Schutz der Formulare lässt Ihren Browser eine kurze Rechenaufgabe lösen; Aufgabe und Prüfung laufen auf dem Server in der Schweiz, ohne Cookie und ohne Dritte.

Wie lange

• Bewerbungen werden 180 Tage nach Eingang automatisch gelöscht, samt Unterlagen. Ausgenommen sind Bewerbungen, die zu einer Anstellung führen, solche in der engeren Auswahl (solange dieser Stand gilt) und Personen mit gültiger Einwilligung in den Talent-Pool.
• Löscht Demo AG eine Bewerbung früher, liegt sie noch 30 Tage im Papierkorb und wird dann endgültig gelöscht.
• Die Einwilligung in den Talent-Pool gilt höchstens 12 Monate. Verlängert wird sie nur, wenn Sie es bestätigen. Nach Widerruf oder Ablauf wird das Pool-Profil innert 30 Tagen gelöscht; eine laufende Bewerbung folgt ihrer eigenen Frist.
• Der Jobalarm gilt bis zur Abmeldung — mit einem Klick in jeder Jobalarm-E-Mail. Danach bleibt die Adresse als Abmeldevermerk gespeichert, damit keine weitere Nachricht an sie geht.
• Protokolle der Anwendung werden nach 30 Tagen gelöscht, die des Webservers nach 14 Tagen; Zugangslinks zum Statusportal sind darin unkenntlich gemacht.
• In den verschlüsselten Sicherungen bleiben gelöschte Daten bis zum Ablauf der jeweiligen Sicherung enthalten.

Ihre Rechte

Sie können jederzeit verlangen:

• Auskunft über die bearbeiteten Daten (Art. 25 DSG)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 32 Abs. 1 DSG)
• Löschung oder Einschränkung der Bearbeitung (Art. 32 Abs. 2 DSG)
• Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen elektronischen Format (Art. 28 DSG)
• Widerruf einer Einwilligung und Widerspruch gegen die Bearbeitung (Art. 30 Abs. 2 lit. b DSG)

Vieles geht direkt: Die E-Mails zu Ihrer Bewerbung enthalten einen Link zu Ihrem Statusportal. Dort sehen Sie den Stand und können alle Ihre Daten sofort und endgültig löschen. Den Talent-Pool verlassen Sie über den Link in der Bestätigungs-E-Mail.

Sie können sich zudem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Informationsbeauftragten wenden und einen Verstoss melden (Art. 49 DSG): edoeb.admin.ch.

Kontakt

Fragen und Anliegen zum Datenschutz richten Sie an Demo AG — schriftlich an die Adresse oben. Anfragen, die bei der Betreiberin der Software eingehen, leitet sie an Demo AG weiter.